Современное ведение работы секретаря

Секретарь представляет собой лицо, которое во всем помогает своему руководителю. Это исполнительный помощник, который отвечает за всю документацию организации. Современный секретарь – это человек, который работает самостоятельно, без присмотра руководителя, он несет полную ответственность за передачу и сохранность документации. Квалифицированный секретарь способен освободить на одну треть рабочего времени своего руководителя, предоставляя нужную информацию каждому третьему или четвертому посетителю, а также может сам самостоятельно решать половину всех телефонных вопросов.
Все это зависит от деятельности организации и ее специфики. От того, каков стиль работы руководителя, и планируется рабочее время секретаря. Задачи секретаря — это организационное и техническое обеспечение, секретарь занимается такими функциями, как — рассылка писем ,сортировка документов, и другие функция, которые будут перечислены ниже
- сборка, обработка и систематизация необходимой информации;
- ведение деловой переписки, оформление и внесение изменений в письма;
- осуществление контроля за правильность составления документов;
- ведение контроля над исполнением распоряжений и приказов от начальства;
- организация командировок руководителя;
- организация работы совещаний, а затем проведение совещания закрепляется в документации.
Также секретарь принимает всех посетителей, и создает комфортную обстановку для ожидания встречи с руководителем. Опытный секретарь может обладать функциями настраивания посетителей на деловой и конструктивный лад, что существенно экономит время начальника. А также это способствует моральной и психологической устойчивости посетителя к началу беседы с руководством. Одним словом, современный секретарь это доверенное лицо со стороны руководителя и организации.